Vorwort

Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung für die Mitarbeiter der OST BAU; Osterburger Straßen-, Tief- und Hochbau GmbH
Um den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der OST BAU ihre zustehende Vergütung zu gewähren, verarbeitet die Personalabteilung deren personenbezogene Daten.

Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat sich die Europäische Union der Vereinheitlichung der Regelungen über die Verarbeitung personenbezogener Daten angenommen. Die geschaffenen Vorschriften der DSGVO gelten in den Mitgliedstaaten unmittelbar und genießen Vorrang gegenüber den nationalen Regelungen.

Daten sind personenbezogen, wenn sie sich auf eine identifizierte bzw. identifizierbare natürliche Person beziehen. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte oder pseudonymisierte Daten.

Wenn die Personalabteilung personenbezogene Daten verarbeitet, bedeutet das, dass sie diese Daten zum Beispiel erhebt, speichert, verwendet, übermittelt, zum Abruf bereitstellt oder löscht.

Im Folgenden werden Sie darüber informiert, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, bei wem sie erhoben werden und wofür diese Daten verwendet werden. Außerdem werden Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen in Kenntnis gesetzt und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist die

OST BAU; Osterburger Straßen-, Tief- und Hochbau GmbH Am Schaugraben 5
39606 Hansestadt Osterburg (Altmark)
Telefon: Telefax: E-Mail:
+49 3937 4983-0
+49 3937 4983-71
info@ostbau.de
Unseren Datenschutzbeauftragten, Herrn Manuel Heinath, erreichen Sie per Post unter der oben angegebenen Adresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“ oder per E-Mail unter datenschutz@ostbau.de.

2. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet und wie werden Sie erhoben?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen des Arbeitsverhältnisses von Ihnen oder Dritten erhalten. Es werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Allgemeine Angaben, zum Beispiel Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, individuelle Besteuerungsmerkmale, Krankenversicherung, vermögenswirksame Leistungen, Riestervertrag, betriebliche Altersvorsorge und Bankverbindung;
• ergänzend, zum Beispiel Name, Vorname und Geburtstag des Kindes/der Kinder sowie Kindschaftsverhältnis; Angaben zur Schulbildung, zum erlernten Beruf und/oder zum Studienabschluss, Weiterbildungen und Zertifikate, Unterhaltsverpflichtungen und Angaben zur ausgeübten Tätigkeit

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten erhoben, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet bzw. berechtigt sind (z. B. Finanzamt, Krankenkassen, Versicherungen, Agentur für Arbeit).

3. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere unter Beachtung der Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) und des Datenschutzanpassungs- und Umsetzungsgesetzes EU („BDSG neu“).

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund der nachfolgend beschriebenen Rechtsgrundlagen und zu Zwecken

• der Vertragsanbahnung, Vertragsdurchführung und Beendigung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO), z.B. zum, Erstellen des Arbeitsvertrages, zur Ermittlung des Vergütungsanspruch, zur Abführung der gesetzlichen Steuern, Abgaben und Versicherungsbeiträge sowie um die vorgeschriebenen Meldungen abzugeben und letztlich die Nettovergütung auszuzahlen;
• aufgrund erteilter Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO), z.B. Zusendung von Newslettern oder Infoschreiben, Teilnahme an Umfragen, Einladungen zu Firmenfeiern, Gratulation zu Jubiläen etc.;
• aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO), z.B. zur Erfüllung handelsrechtlicher oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, zur Erfüllung von Melde- oder Auskunftspflichten gegenüber Behörden etc.;
• aufgrund eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO); z.B. Maßnahmen zur IT-Sicherheit oder Maßnahmen zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Geschäftsbetriebes, zur Wahrung des Hausrechts, Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen und Videoüberwachung), zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche oder zur Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, zur Sicherstellung von Compliance-Anforderungen etc.

Die Erhebung geschieht i. d. R. mittels Personalbögen und/oder Veränderungsanzeige, welche von der Personalabteilung an Sie ausgehändigt werden. Die erhobenen Daten werden anschließend in dem Abrechnungsverfahren erfasst, für das sie erhoben wurden, und ggf. in der Personalakte abgelegt. Nur in den gesetzlich ausdrücklich zugelassenen Fällen dürfen die zur Durchführung eines Abrechnungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten auch für andere Zwecke verarbeitet werden.

4. Wer erhält meine Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Ferner übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an Behörden/öffentliche Stellen, sofern vorrangige Rechtsvorschriften dies erfordern.

Wir setzen für verschiedene Geschäftsvorgänge externe Dienstleister als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO ein. Mit diesen Dienstleistern wurden Auftragsdatenverarbeitungsverträge abgeschlossen, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicher zu stellen.
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der EU (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

In der Regel werden personenbezogene Daten nach Ablauf der rechtlichen (vornehmlich der handels-und steuerrechtlichen) Aufbewahrungsfristen gelöscht. In jedem Fall werden die Daten für die Dauer der vereinbarten bzw. der gesetzlichen Verjährungsfristen gespeichert. Sofern die personenbezogenen Daten nicht von den rechtlichen Aufbewahrungspflichten berührt sind, werden sie gelöscht, wenn sie für die oben in Abschnitt 3 beschriebenen Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Eine abweichende Speicherfrist kann vorliegen, wenn Sie hierin bei Erhebung der Daten eingewilligt haben.

6. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten, unrichtig gespeicherte personenbezogene Daten berichtigen zu lassen oder — sofern einschlägig – Ihre Einwilligung in eine Datenverarbeitung jederzeit auch ohne Angaben von Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu ändern oder zu widerrufen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit Wirkung für die Zukunft einschränken zu lassen, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit Wirkung für die Zukunft zu widersprechen oder die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Die vorgenannten Rechte sind teilweise an Voraussetzungen gebunden. So können Sie z. B. nicht die Löschung von Daten verlangen, wenn diese Daten von der Personalabteilung noch zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben benötigt werden oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht dem entgegensteht. Ebenso kann der Verantwortliche zwingende schut zwürdige Gründe für die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Das Gleiche gilt, wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Sie sind unter den in Art. 20 DSGVO bestimmten Voraussetzungen berechtigt, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die gespeichert wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortli chen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln.

Darüber hinaus können Sie sich an den unter Abschnitt 1 genannten Datenschutzbeauftragten der Verantwortlichen Stelle wenden. Um etwaige Missbrauchsfälle zu vermeiden, können wir verlangen, dass Anfragen mit einer handschriftlichen Unterschrift zu versehen sind oder sich der Anfragende anderweitig legitimiert.

Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen.